Одним из важнейших этапов подготовки мероприятий на молодежном направлении является отбор участников. Молодые активисты должны в обязательном порядке зарегистрироваться в автоматизированной информационной системе “Молодежь России” (ais.fadm.gov.ru)
Система представляет собой единую информационную платформу, способствующую вовлечению молодежи в реализацию государственной молодежной политики и позволяющую проводить мониторинг мероприятий по линии молодежной политики на территории России.
Кроме того, Система позволяет одновременно решат ряд задач от единой регистрации участников и формирования профессиональных молодежных сообществ до оказания поддержки общественным организациям посредством единого механизма взаимодействия и формирования отчётности по реализации государственной молодежной политики.
Каждый зарегистрированный пользователь АИС «Молодежь России» имеет доступ к личному кабинету, где он оставляет информацию о себе, своих интересах, образовании и иные данные. Чем больше информации о себе и сфере своих увлечений оставляет участник Системы, тем шире его возможности. Например, на основании интересов пользователя Система определяет потенциально интересные мероприятия и оповещает о старте отбора участников. Все мероприятия распределены по 15 направлениям государственной молодежной политики. За участие в каждом мероприятии начисляются баллы, из которых формируется уникальный рейтинг пользователя.
Технически поэтапный процесс отбора участников подразделяется на следующие шаги:
1. Регистрация в АИС «Молодежь России».
2. Выбор интересующих направлений реализации государственной молодежной политики.
3. Просмотр мероприятий, регистрация на которые открыта, подача заявки на участие.
4. При одобрении заявки участнику необходимо подтвердить свое намерение участвовать в мероприятии в системе и по электронной почте.
В настоящее время Росмолодежь запустила бесплатные мобильные приложения АИС «Молодежь России» с полноценным функционалом, полностью дублирующим веб-версию Системы с функцией сканирования QR-кода для идентификации участников на самом мероприятии. Пользователи могут скачать приложения через AppStore и Google Play.
Процедура отбора иностранных участников с точки зрения пошаговой регистрации на мероприятие предусматривает аналогичные шаги. Иностранные граждане пользуются тождественными возможностями и преимуществами, проходят единый конкурсный отбор с российскими представителями на право участия в мероприятиях.
Стандартными условиями участия в мероприятиях Росмолодежи является следующее распределение расходов сторон: принимающая сторона, т.е. Росмолодежь, оплачивает трансфер соотечественников от г. Москва до места проведения мероприятия и обратно, проживание (возможно предоставление проживания в г. Москва в случае прибытия иностранных участников за несколько дней до проведения Форума по причине особенностей транспортной схемы), питание и программу на время проведения мероприятия; участник, в свою очередь, берет на себя расходы по трансферу от страны проживания до г. Москва и обратно.
Иностранным участникам и молодым соотечественникам, проживающим за рубежом, обеспечивается регистрация в уполномоченных органах Главного управления по вопросам миграции Министерства внутренних дел Российской Федерации, встреча и проводы иностранных участников в аэропорту или на железнодорожном вокзале и последующий трансфер или сопровождение до места проведения мероприятия.